Comité de suivi individuel

Cette rubrique décrit les règles fixées par le conseil de l'école doctorale VTT pour la constitution et le fonctionnement des comités de suivi individuel. Tous ces éléments sont repris dans un document téléchargeable ici.

 

L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat stipule que :

« Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.

Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. »

Par ailleurs, dans l’article 11 de l’arrêté, il est précisé que :

« L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de suivi individuel du doctorant. »

Afin de s’appuyer sur les pratiques déjà existantes (par exemple l’organisation de comités de thèse ou de mini-soutenances annuelles), le conseil de l’école doctorale a décidé de confier aux laboratoires la responsabilité de la mise en place des comités de suivi individuels.

La direction de l’EDVTT vérifie que des comités de suivi individuel ont été mis en place pour tou-te-s les doctorant-e-s inscrit-e-s en thèse pour la première fois en 2016 et pour tou-te-s celles et ceux qui s’inscriront postérieurement à 2016. Elle recueille les avis de ces comités de suivi au moment de la réinscription annuelle, à partir de la réinscription en 3è année.

Le comité de suivi individuel ne se substitue pas à la direction du doctorat, mais lui est complémentaire en apportant un point de vue neutre et externe sur le déroulement du projet doctoral pour un usage constructif.

Sauf en cas de problème spécifique que le doctorant ou la doctorante souhaite exprimer, l’avis du comité sur les conditions de la formation doctorale n’est pas requis. Cette tâche est en effet assurée par la direction de l’école doctorale, qui vérifie chaque année au moment de la réinscription que les obligations de formation annuelles ont été remplies.

Les membres du comité de suivi individuel peuvent être choisis parmi les membres d’un comité de thèse (comité réuni à l’initiative du doctorant ou de la doctorante et de son directeur ou de sa directrice de thèse pour discuter du travail scientifique) lorsqu’il existe, pourvu que les règles définies par l’EDVTT sur la composition du comité de suivi, l’entretien et l’avis soient respectées. En particulier, pour les doctorants en Cifre, les tuteurs professionnels ne peuvent participer au comité de suivi individuel.

 

PRINCIPES D'ORGANISATION ET DE FONCTIONNEMENT DES COMITÉS DE SUIVI INDIVIDUEL

Des comités de suivi individuel (CSI) sont mis en place pour les doctorant-e-s inscrit-e-s à l’EDVTT à partir de 2016. Cette mesure ne concerne pas les doctorant-e-s inscrit-e-s antérieurement à 2016.

La responsabilité de la mise en place des comités de suivi individuel est confiée par l’EDVTT aux laboratoires.

Un comité de suivi individuel comporte au moins deux membres qui ne participent pas à la direction ni à l’encadrement du travail :

- l’un des membres est désigné par le directeur ou de la directrice de laboratoire (sur avis éventuel du doctorant ou de la doctorante, en concertation avec son directeur ou sa directrice de thèse) ;

- le deuxième est choisi par le doctorant ou la doctorante, en concertation avec son directeur ou sa directrice de thèse ;

- les membres peuvent être internes au laboratoire, ils peuvent être titulaires ou pas d’une HDR.

La mise en place des CSI se fait au cours de la première année de thèse. La composition du comité est indiquée par le doctorant ou la doctorante au moment de la réinscription en deuxième année, dans la rubrique du dossier de réinscription prévue à cet effet. La composition du CSI doit être validée par la direction de l’école doctorale au moment de la réinscription.

Un entretien annuel entre les membres du comité de suivi et le doctorant ou la doctorante est réalisé, a minima à partir de la deuxième année de thèse. Il est organisé par le doctorant ou la doctorante, sous la responsabilité des directeurs ou directrices de laboratoire qui peuvent fixer des dates limites pour la tenue des entretiens.

Cet entretien se fait en dehors de la présence du directeur ou de la directrice de thèse.

A l’issue de l’entretien, un avis est établi et signé par les membres du CSI dans un document ad hoc (cliquer sur le lien) fourni par l’école doctorale. Ce document est transmis au doctorant ou à la doctorante (le jour même ou au plus tard une semaine après l’entretien), qui ajoute ses éventuels commentaires et signe le document. Le document final est alors envoyé par le doctorant ou la doctorante à son directeur ou à sa directrice de thèse, pour information. Il est joint par le doctorant ou la doctorante au dossier de réinscription à partir de la 3è année de thèse.

L’entretien annuel doit être organisé suffisamment en amont des dates de réinscription, qui sont rappelées sur le site de l’EDVTT et communiquées chaque année par l’école doctorale.

Le CSI ne se substitue pas à l’encadrement de la thèse. Son avis porte principalement sur les conditions de progression du travail de thèse, en indiquant notamment les contraintes ou les difficultés de cette progression, lorsqu’il y en a.

Chaque laboratoire diffuse l’information concernant les CSI et s’assure de la mise en place de ces comités ainsi que des bonnes conditions d’organisation des entretiens.

Remarques :

- Le CSI peut être réuni dès la première année, si le doctorant ou la doctorante le souhaite, mais son avis formel est requis seulement à partir de la réinscription en troisième année de thèse ;

 - S’il est couplé avec une réunion du comité de thèse ou une mini-soutenance, il convient de prévoir un temps avant ou après cette réunion pendant lequel le doctorante ou la doctorante s’entretient seul à seul avec les deux membres désignés de son comité de suivi individuel.

COMITÉ DE CONCILIATION DE L'EDVTT

Dans le cas d’un conflit persistant entre le doctorant ou la doctorante et son directeur ou sa directrice de thèse dont ils auraient été informés, les membres du CSI peuvent alerter la direction de l’EDVTT, qui réunira, le cas échéant, un comité de conciliation ad hoc.

Ce comité de conciliation comporte trois membres :

- la directrice de l’école doctorale ou la directrice adjointe (lorsqu’elles ne sont pas impliquées dans la direction du doctorant ou de la doctorante concerné-e et qu’elles n’appartiennent pas au même laboratoire) ;

- un membre HDR du conseil de l’école doctorale ;

- un-e représentant-e des doctorant-e-s n’appartenant ni l’un ni l’autre au laboratoire du doctorant ou de la doctorante concerné-e.